viernes, 29 de mayo de 2009

DIVULGACION DE CAPACITACION

FONDOS ACUMULADOS

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Se llama CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES: El cronograma de transferencias, para cada una de las diferentes dependencias indica la fecha en que se deben transferir los expedientes, que han cumplido su gestión administrativa, al Archivo Central de la entidad.Las políticas y procedimientos establecidos para la Transferencia Documental, desde los Archivos de Gestión al Archivo Central son de obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios de todas las áreas. Será responsabilidad de cada una de las áreas de LA coordinación con el Centro de Documentación e Información y el Comité de Archivo la permanente actualización del procedimiento establecido para la Transferencia Documental.
2. Analizar los documentos de transferencias documentales y argumentar al respecto.

El concepto de TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Se entiende como el traslado de series y subseries documentales, que han cumplido su tiempo en el archivo de gestión, para luego pasar al archivo central.

Las transferencias de los archivos de oficina, son los encargados de conformar el archivo central, con la documentación contenida en las diferentes dependencias; teniendo en cuenta que las diferentes series documentales se encuentres organizadas técnicamente, de manera tal que sea accesible para los usuarios y la gestión de las empresas.

Por otra parte, hacen referencia a información denominada como de apoyo informativo, que pueden ser eliminados en el archivo de gestión, tales como:

· Tarjetas de presentación o de direcciones, una vez actualizado el directorio.
· Formatos en blanco que no sean de utilidad por que se modificaron.
· Ofertas de cursos , reuniones, seminarios que no sean de interés para la empresa.
· Hoja de vida de personal rechazado.
· Cotizaciones rechazadas
· Ofertas de servicios, propaganda, publicidad o suministros no aceptados.
· Borradores que no aporten nada adicional (declaraciones de renta, cuadros estadísticos, etc.).
· Tarjetas, fax e invitaciones que hagan alusión a compromisos ya cumplidos.
· Certificaciones vencidas de Cámara y Comercio y Superintendencia Bancaria.
· Avisos de vencimiento, horarios e instrucciones, una vez realizada la diligencia.
· Autorizaciones sin importancia (retiros de papelería, permisos, etc.)
·
3. Taller de repaso recibo y despacho de documentos, argumentar… e incluir en el portafolio de evidencias.

En el recibo y despacho de documentos, siempre es importante tener un sello radicador, al igual que un registro de recibo y despacho de correspondencia, en donde se escribe el número de radicado con la que viene el documento, la fecha, datos de la persona o entidad remitente, datos del destinatario, tiempo de respuesta, número de radicación de la respuesta.

También queda claro que los documentos que deben radicarse son los externos, personales, confidenciales de carácter institucional, por otra parte, los documentos que se deben registrar y no radicar son los folletos, paquetes, publicaciones y revistas, que en lugar del número de radicado, se registra el número de referencia que constituye la entidad que recibe el documento o paquete.

Además, en este taller reflejan que hay dos áreas en la oficina de archivo, una para el recibo de documentos y otra para el despacho de documentos.

4. Ejercicio repaso conceptualización archivística, reafirmar conceptos.

La comprensión que tengo de este taller es la siguiente:
Las unidades documentales pueden ser simples (un solo documento) o complejas (varios docs.) formando un expediente
Los expedientes son relativos a un asunto conformando una unidad archivística
Las series son el conjunto de unidades documentales homogéneas en su contenido y estructura
La Tabla de retención documental es un listado de series con sus respectivos tipos documentales, en la cual se asigna un tiempo de retención en cada etapa del ciclo vital de los documentos
El sistema de descripción y de gestión, es preferible que sea automatizado, para recuperar y describir la información
Dentro de las funciones del archivo central, se encuentra organizar, recoger, custodiar, y conservar la información realizada por las diferentes unidades administrativas, al igual que facilitar su acceso y difusión
La identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries establecidas en las Tablas de Retención Documental
El expurgo documental, es necesario establecerlo una vez se ha terminado un trámite, evitando la acumulación innecesaria de papeles

EL IMPACTO DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL SENA DURANTE EL PROCESO DE FORMACIÓN EN EL MÓDULO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS






Al iniciar la formación profesional integral como Tecnólogos en Administración Documental en el SENA, los aprendices de la titulación, comenzaron dicha formación con una base teórica de la archivística y sus procesos para el control y organización de los documentos. Lo que ayudó, a la adquisición y reafirmación de conceptos y la implementación de ellos en un segundo semestre de la formación.

Es así, que los aprendices con la colaboración de sus respectivos orientadores, aplicaron e implementaron estos conocimientos mediante una formación por competencias, reflejada en un proyecto de organización de archivos, en el cual desde un principio se asignaron una serie de roles y funciones, enfocadas en el cumplimiento de los objetivos previstos en dicho proyecto.

En un principio, los aprendices iniciaron con el diagnostico y revisión de los documentos conservados en el Archivo Central del Centro Comercio y Servicios, específicamente en la Subsección Coordinación Académica, que corresponde a las Acciones de Formación Profesional Titulada y Complementaria.

En la cual, se asignó al grupo Tecnólogo en Administración Documental 106.002, la responsabilidad de realizar el inventario inicial de los legajos trabajados, así como la organización interna de cada legajo, restauración, foliación y la selección de las series y subseries por años y asuntos; luego de estar descritas con sus respectivos rótulos de legajo y en ultima instancia con rótulos de caja, las cuales quedaron conformadas por series y subseries de un mismo año, facilitando así su consulta y localización.

Durante este proceso de organización, se aplicaron los principios de procedencia y orden original, así como la organización de los asuntos ordenados cronológica, numérica y alfabéticamente, buscando con esto reflejar la gestión desde que inicia hasta que termina el trámite. Así mismo, se procuró que los asuntos tuvieran un orden lógico, aplicando separadores para cada asunto al interior de los legajos.

De igual manera, se rescató la integridad física de los documentos, mediante
una restauración ardua y lenta pero segura, ya que es un proceso archivístico indispensable para la organización del archivo, además de ser un proceso que permitió rescatar y conservar en un mejor estado la documentación resguardada en el Archivo Central.

Transcurrido un tiempo, el volumen de la documentación trabajada aumentaba y los legajos que faltaban por organizar disminuían continuamente, lo que condujo a la asignación de nuevas responsabilidades para algunos de los aprendices de esta tecnología, correspondientes a la organización y restauración de la documentación producida y recibida por las dependencias del SENA, que solicitaron el apoyo en cuanto a organización de su archivo de gestión.

Además de la preparación de los documentos para sus respectivas transferencias, aplicando las Tablas de Retención Documental, dadas a conocer para la descripción respectivas de los legajos.

Tanto en la organización y clasificación del Archivo Central del
Centro Comercio y Servicios, específicamente en la Subsección Coordinación Académica, como en las dependencias que solicitaron dicho apoyo, se aplicaron todos los procesos archivísticos, instrumentos de control y descripción, que permitieron conocer la documentación que se conserva en el Archivo Central, Histórico y los Archivos de Gestión trabajados; conjuntamente, también permitieron conocer la cantidad de legajos organizados por cada aprendiz y con ello, su agilidad para la organización de los expedientes.

En así, que la administración documental en el SENA tuvo un impacto realmente grande, ya que en el momento actual, la consulta y localización de los documentos de los Archivos de Gestión,
Central e Histórico, es más fácil, lo que permite dar una respuesta más rápida a la gestión administrativa del SENA.

Recuperando documentación, que en un principio se consideraba como refundida, pero que en el momento actual, hace parte de las series y subseries conservadas en los distintos archivos con sus respectivas secuencias de legajo y descripción, mediante rótulos, haciendo más accesible la información para la entidad y los usuarios que la soliciten.

jueves, 2 de octubre de 2008

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

PROCESOS DE ORGANIZACIÓN: Estan clasificados en tres, los cuales son:

ORGANIZACIÓN: Disponer, establecer, tomar forma regular o lógica de los documentos, identificando los mismos.

CLASIFICACIÓN: Repartir los documentos de acuerdo a su clase, permitiendo reflejar la estructura jerarquica del fondo documental.


ORDENACIÓN: Metodo mediante el cual se ordena la información, ya sea de acuerdo a las tablas de retención.

La organización no solo se comprueba examinando físicamente los docuementos, esta tambien se puede y se debe observar en instrumentos de control (Inventarios, tablas de retención documental, Tablas de valoración documental) o en instrumentos de consulta (Guías, Catálogos). En tales instrumentos se puede apreciar la coherencia y la confiabilidad de los procesos de organización.
ORGANIZACIÓN= CLASIFICACIÓN+ORDENACIÓN+DESCRIPCIÓN

PROCESO DE ORDENACIÓN:

Es el proceso mediante el cual se da dispocición física a los docuementos, esta determina que docuemnto va primero y cuales van despues.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL:

Se refiere a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolucion de un trámite o problema, que a su vez es una reflexion sobre la secuencia en la producción documental.

Algunas causas por las cuales el orden original de los documentos se pierden son las siguientes:

  1. Desconocimiento por parte de los empleados de las funciones propias de cada oficina


  2. Ausencia de Manuales de Procedimientos

  3. Desconocimiento del trámite para la dispocisión física de los documentos, pues es el trámite o gestión el que indica el orden debido

  4. Interrupción de los trámites, lo cual no permite hacer un seguimiento puntual al asunto y mucho metnos determinar si el trámite esta en curso o en que momento se encuentra

  5. Incorrecta manera de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan tramites establecidos, como tambien a que se formen series con expedientes desagregados (Documentos de un mismo trámite repartidos en distintas series.
  6. Agrupación por tipos documentales: Solicitudes, Certificaciones, Correspondencia recibida, Correspondencia despachada, Facturas, Constancias
  7. Falta de herramientas de control tales como inventarios, tablas deretencion documental, tablas de valoración documental

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:

Permite saber quien produce los documentos (Las unidades administrativas) y por que razones lo hace.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Evitan la perdida del Orden original o para reconstruirlo donde este se ha perdido, lo más recomendable es consultar los Manuales de procedimientos, pues estos son herramientas donde se describe paso a paso la manera correcta de cumplir una tarea o función.

SISTEMAS DE ORDENACION

ALFABETICOS NUMÉRICOS MIXTOS



temático, geográficos y Ordinal y Cronológico. Alfanumérico Ordinal Cronológico.
onomásticos.

SERIE DOCUMENTAL


Esta integrada por documentos resultado de la repetitividad de los procesos y procedimientos administrativos o técnicos en la oficinas, generalmente esta formados por el mismo tipo documental (Unidades documentales), que tambien responden a unos asuntos similares, generando como resultado una información seriada.

Existen dos clases de series:

  1. Las formadas por Unidades documentales simples: Ordenanzas, decretos, resoluciones, etc.

  2. Las formadas por unidades documentales complejas: Procesos judiciales, Licencias de construcción, ambientales, contratos de obra etc.

  3. SUBSERIES DOCUMENTALES: Es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varian de acuerdo con el trámite de cada asunto.

    EL EXPEDIENTE: Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. Es decir, cada tipo documental es individual e indivisible. El expediente comporta la noción funcional y probatoria, da fé y debe ser conservado en su integridad.
































lunes, 29 de septiembre de 2008

CATEGORIA APRENDO CON LAS TIC'S-ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS

GLOSARIO ARCHIVISTICO

ABREVIATURA: Representación de las palabras en la escritura con una o varias de sus letras.

ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos que se custodian en una institución.

ADMINISTRACION: Ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas y cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no es fácil lograr.

ARCHIVAR:
(1) Guardar documentos en un archivo. Por extensión, dar por terminado un expediente o asunto o dejar de ocuparse de él. (2)Acción de colocar ordenadamente en un expediente, previa su glosa, los Documentos que lo forman. Guarda de expedientes en los archivadores.

ARCHIVADOR:
(1 ) Muebles metálicos o de madera de una o más gavetas para archivar documentos. (2) Persona que archiva.
Modelos de archivadores

ARCHIVALIA:
(1) Documentación que ha sido producida en función de las actividades de una entidad, la cual ha perdido vigencia administrativa, y se conserva para fines de investigación histórica-cultural. (2)Término adoptado de las escuelas europeas, como conjuntos de materiales de consulta de un archivo. Si bien es cierto que algunos identifican como equivalentes los conceptos de archivo y archivalía, hoy se advierte una señalada tendencia a separarlos como distintos. El archivo es la institución que tiene por objeto conservar debidamente clasificados, los Documentos y papeles que constituyen su fondo y la archivalía, en cambio comprende toda la documentación producida y recibida por el archivo (escritos, cartas, dibujos, mapas planos, películas, discos.) desplazando asi los valores aportados por la Diplomática. (3) Patrimonio documental.

ARCHIVISTA:
Profesional que tiene a su cargo un archivo o sirve como técnico en él.

ARCHIVISTICA:
Técnicas aplicadas o que tratan de los archivos, de las colecciones y Documentos que ahí se conservan

ARCHIVO:
Son las entidades o secciones de entidades que reúnen, conservan, clasifican, ordenan, describen, seleccionan, administran y facilitan los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus actividades y que son utilizados por parte de la Administración y para la investigación.

ARCHIVO ADMINISTRATIVO:
Archivo vigente, activo, que guarda con carácter temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de la institución a la cual pertenecen. Llamados récords por los ingleses y registratur por los alemanes, archivos que, a su vez, pueden ser archivos corrientes o en formación y archivos de depósito;

ARCHIVO CENTRAL:
(1) Archivo que pertenece a una entidad y que conserva, organiza y facilita los documentos de esa entidad. (2) Archivo administrativo que pertenece a los órganos de gobierno y organismos de la administración central del Estado e instituciones en que se justifique por las dimensiones de su aparato administrativo. Es fuente de completamiento del Archivo Nacional.

ARCHIVO ECLESIASTICO:
El que conserva los documentos producidos por la Iglesia

ARCHIVO FINAL:
Archivo que conserva en forma permanente la documentación de valor científico-cultural, que constituye el patrimonio documental de la Nación.

ARCHIVO DE GESTION:
(1) Es aquel que reúne documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa. (2) Son los archivos de las divisiones, departamentos o secciones de los poderes Legislativo, Judicial, Ejecutivo, Consejo de Gobierno, instituciones descentralizadas, municipalidades, empresas del Estado y otros entes públicos y privados.

ARCHIVO HISTÓRICO:
El que conserva la documentación de valor permanente.

ARCHIVO INTERMEDIO:
Ente de descongestionamiento de los documentos que produce la administración y se constituye en una institución intermedia entre los archivos administrativos y el archivo final.

ARCHIVO NOTARIAL:
Archivos que surgen como resultado de las actividades de los Notarios. También se les conoce como Archivos de Protocolos.

ARCHIVIOLOGÍA
La ciencia que estudia la naturaleza y la teoria, la planificación y la terminologíade los archivos, así como su formación, los principios de su conservación y organización y los medios de su utilización.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS:
Son archivos administrativos, los archivos de gestión y los archivos centrales de las instituciones.

ARCHIVO PARTICULAR:
Son aquellos archivos que conservan un conjunto de documentos producidos o pertenecientes a personas naturales.

ARCHIVOS PRIVADOS:
Son los archivos que custodian documentos producidos por organizaciones de carácter privado.

ARCHIVOS PUBLICOS:
Son los archivos formados en las instituciones del Estado.